Meny
16 januari 2018

Från idéer till beslut på 5 dagar

CASE TILLVÄXTVERKET: Region Värmland ville testa en idé utan att dra igång en jätteprocess. Med en innovationssprint från oss på Hello Future gick de på fem dagar från idé till en fungerande prototyp som de kunde testa mot verkligheten. Teamet fick med egna ögon se hur användarna reagerade på lösningen – och beslutsfattarna på Tillväxtverket fick se en presentation som var svår att ignorera. 

Titta på det här problemet: på ena sidan finns företag som behöver finansiering men som inte vet hur de ska hitta eller söka den, på den andra outnyttjade finansieringsmöjligheter. Precis det här problemet jobbar Anna Stålhammar med.

Anna är projektledare för Verksamt Värmland, ett treårigt projekt som ska utveckla Värmlands regionala verksamt-webbsida med information och digitala tjänster för företagare, bland annat en tjänst för att de ska kunna hitta och söka den finansiering som finns. Hon har en lång bakgrund inom tjänsteutveckling, både som forskarstuderande och som projektledare på Värmlandstrafik.

- Mitt uppdrag är att förenkla för företag som söker finansiering. Många upplever det som svårt. Samtidigt har vi företagsfrämjare som säger att de har massor av pengar till precis det här. De två bilderna går inte ihop, förklarar Anna.

När deltagarna i projektet vred och vände på det här problemet fick de en idé. De ville ta fram en digital guide som skulle lotsa företagarna fram till rätt alternativ för finansiering. Anna ville bygga en prototyp av den här guiden som de kunde testa mot företagare för att se om idén var värd att gå vidare med, utan att springa iväg för långt i början.

- Vi ville inte behöva dra igång en jättestor utvecklingsprocess där risken fanns att vi bara kom fram till att ingen kan använda guiden i slutändan. Vi var ute efter en kortare check och för det uppdraget valde vi Hello Future som kunde visa oss ett tydligt sätt att göra det här på.

Innovationssprint: en metod för att snabbare komma till beslut

Tillsammans med Anna och tre personer på Tillväxtverket centralt stängde vi in oss i ett rum i Stockholm under fyra dagar (sprinten är egentligen fem dagar men kunden är med i fyra) för att genomföra en innovationssprint där vi skulle testa idén om en guide som skulle försöka lösa huvudproblemet: att företagen inte hittar eller söker den finansiering som finns.

Innovationssprinten bygger på en metod som Google har utvecklat, som kallas för Design Sprint. Vi på Hello Future började jobba med sprintar för snart två år sedan, sedan dess har vi använt metoden för alltifrån att testa nya erbjudanden hos storbolag till att jobba med offentliga tjänster i kommunförvaltningar. Under tiden har vi kunnat finjusterat metoden för att passa svenska organisationer och den företagskultur vi har här. Du kan läsa mer om Googles metod här: Sprint – how to solve big problems and test new ideas in just five days.

 

Innovationssprinten är en strukturerad och effektiv problemlösningsmetod som hjälper oss att komma framåt på kort tid. Ramarna är tydliga: på fem dagar ska vi tillsammans med kunden, oavsett problemet, jobba med att förstå situationen, skissa på idéer, fatta beslut, ta fram en prototyp och testa prototypen mot verkligheten.

Det vi undviker med innovationssprinten är utdragna beslutsprocesser som utgår ifrån hur organisationen själv tycker att saker och ting borde vara, alltså klassiskt inifrån-tänk. Istället utgår vi från kunden, den som ska använda lösningen, och driver med hastighet processen framåt på ett sätt som är beprövat, praktiskt och lärorikt: för alla som är med, för organisationen i stort och om utfallet är gott, för hela branschen.

För Anna Stålhammar var sprinten en positiv upplevelse:

- Vi kunde släppa omvärlden lite vilket var skönt. För mig var det bra att någon annan tog ansvar att driva på och pedagogiskt förklara både hela processen men också vad vi skulle göra varje dag och när vi behövde gå vidare för att hinna. Det vanliga är ju att man istället gräver ner sig i varje moment hur länge som helst utan att komma någonstans. Även om vi hade många moment kändes det ändå inte stressigt.

Med på sprinten var även tre personer från Tillväxtverket centralt, bland annat Johan Lager som jobbar med strategiskt myndighetssamarbete för att försöka ta reda på och svara upp mot de behov svenska företag har.

- Jag upplevde arbetet som metodiskt och lugnt, mycket tid för att andas, reflektera och tänka. Saker och ting sjönk in och nästa steg kändes hela tiden logiskt. Jag uppskattar det här sättet att jobba när man kan avsätta flera dagar i rad, låta mobilerna vara avslagna och dyka in i någonting som ger väldigt mycket resultat i slutändan. Sen tyckte jag det var bra workshopledning av Hello Future, aldrig påstressande utan pedagogiskt upplagt, berättar Johan.

Resultatet: En guide till offentlig finansiering

Resultatet av sprinten blev en prototyp på en guide till offentlig finansiering som vi kunde testa mot användare med positiv respons. Det här gör att Tillväxtverket nu kan ta idén vidare tillsammans med nyvunna insikter – och känna sig säkra på att den har potential.

Efter sprinten har det hänt en hel del för teamet på Verksamt. Prototypen har blivit väl mottagen internt och även externa aktörer har gjort tummen upp. Nu vill Tillväxtverket ta den vidare, vilket är ett kvitto på att sprinten föll väl ut. Sprintmetoden i sig själv har också väckt nya tankar.

- Mycket som vi tar fram tar tid, men med innovationssprinten kom vi direkt fram till någonting greppbart, såhär kan det faktiskt se ut. Och vi hade samtidigt testat och förankrat det både med experter och användare, så metoden är väldigt effektiv och jag försöker sälja in att vi ska köra ett par sprintar per år som vi på sikt till och med själva ska kunna facilitera. Utmaningen är att ett helt team behöver avsätta 4 heldagar, vilket alltid är svårt i den här världen. Men det går om man planerar långt innan och lyckas förankra vad syftet är. Kan man sen visa på resultatet av sprintar, ja då köper folk det, säger Johan.

Att få se hur användaren reagerar med egna ögon

Även Anna Stålhammar lyfter fram sprinten som en effektiv metod. Hon ser ett stort värde i något som ofta glöms bort: nämligen att med egna ögon få se hur användaren reagerar på en lösning.

- Just det här med att på en vecka kunna gå från idé till prototyp som man kan få användarfeedback på har varit jättebra som beslutsunderlag för att komma vidare. Bara det här med att få se på när kunden testar och svarar på testledarens frågor gör att man lär sig mycket. Jag minns särskilt när jag tittade på en företagare som var dyslektisk och inte hade svensk bakgrund. Det väckte så många tankar kring hur den här guiden måste vara och hur fel många av de antaganden vi hade gjort tidigare var, för den här personen tolkade det på helt andra sätt än oss. Sen var det kul att se användare som tyckte att guiden var wow, berättar Anna.

Även efter sprinten har effekterna varit tydliga. Framförallt finns det en stor kraft i att kunna visa någonting konkret som dessutom har testats mot verkligheten. Den typen av presentationer är svåra att ignorera för beslutsfattarna.

- När vi presenterade processen och prototypen för beslutsfattarna kände vi hur bra det var att ha någonting konkret med sig. De såg ju precis hur idén var. Hade vi åkt dit bara med idéer och försökt förklara hade det inte alls varit samma upplevelse för dem som nu när de faktiskt fick se. Den här processen, det här sättet att jobba på skulle man kunna tillämpa på många andra saker. Testa en idé. Borra ner sig lite i något. Det finns många olika situationer, inte bara när det kommer till att ta fram en prototyp, avslutar Anna.

Projektet Verksamt Värmland ska nu gå vidare med prototypen och ta fram en skarpare version som innehåller rätt information. Tanken är sedan att testa prototypen i Värmland och undan för undan förfina den så att den en dag kan ligga på Verksamts nationella sida och användas av alla svenska företag med finansieringsbehov.

Vi på Hello Future har gjort tillräckligt många innovationssprintar vid det här laget för att känna oss säkra på att det är en effektiv metod när större organisationer vill komma snabbare fram till beslut.

Vill du prata med oss om hur en innovationssprint skulle kunna se ut för din organisation? Kontakta Leif Rehnström, leif@hellofuture.se

 

Hello!

Vill ni också ta er in i framtiden?
Kontakta Leif Rehnström, leif@hellofuture.se