#146 – Vad gör du när framtidsfrågorna landar i ditt knä?
Vad gör du när digitalisering, AI och innovation landar i ditt knä - frågor organisationen inte riktigt är riggad för? Johan Nyström, IT-chef på Bostaden i Umeå, fick den pucken. Tillsammans med Samuel från Hello Future berättar han hur de på tre år byggt upp systematik för utveckling - bit för bit, genom att testa, backa och lära. Ett ärligt samtal om varför det tar tid att bli överens om vad orden betyder, varför digitalisering är ett verktyg snarare än ett mål och hur man slipper springa åt alla håll när AI plötsligt står på agendan.
Prenumerera på Transformationspodden på Spotify och andra ställen där poddar finns.
Transformationspodden avsnitt #146: Så byggde Bostaden i Umeå ett innovationssystem, med Johan Nyström
I avsnitt 146 av Transformationspodden pratar Tobias Eklund med Johan Nyström, IT-chef med digitaliserings- och innovationsansvar på AB Bostaden i Umeå, och Samuel Stenberg från Hello Future. Bostaden är ett allmännyttigt bostadsbolag med omkring 16 000 lägenheter och 180 anställda. Bostaden är kund hos Hello Future, och samtalet handlar om det gemensamma arbetet under snart tre år.
Digitaliseringsfrågan hamnade hos IT-chefen, som i många organisationer. Johan Nyström ställde frågan om utveckling ska ske i en egen avdelning eller ute i verksamheten, och landade i det senare: de som känner problemen ser möjligheterna, och färdiga lösningar serverade utifrån möter motstånd. Ledningsgruppen var inte överens om vad digitalisering betydde. Digitalisering är ett verktyg, inte ett mål. Bostaden testade först att anställa en egen digital utvecklare, men insåg att de behövde många olika kompetenser under kortare och längre perioder och gjorde en konsultupphandling istället. I kravställningen fanns tjänstedesign och stöd i ISO 56000.
Arbetet började med en kundresa över hela boendet, från att leta lägenhet till att flytta ut. Gruppen som drev den träffades varje torsdagsmorgon och blev Torsdagsgruppen, som i dag heter innovationsteamet och förbereder frågor innan de går till ledningsgruppen. Ledningen behövde ett och ett halvt år av samtal för att bli överens, och fick backa och ta om flera gånger när det visade sig att man menade olika saker med samma ord. Bostaden valde att tillämpa modellen på ett fåtal områden, två avdelningar från början, där det redan fanns tydliga processer. Husbyggande lämnades utanför.
Modellen beskrivs som en nerkokad version av ISO 56000, kallad Bostadens innovationssystem, med ett idéråd som är ett tvärsnitt av organisationen utan chefer, från kvartersvärdar till IT, som sorterar och värderar idéer enligt en gemensam modell. Ingen egen avdelning har byggts. Organisationen är virtuell och människor har flera roller, för att inte bygga overhead och för att inte skilja tänkarna från verksamheten.
Två personaldagar med alla 180 anställda ägnades åt idégenerering kring de strategiska vägvalen i affärsplanen, upplagda som en förenklad innovationssprint med skisser, röstning och galleri. Den vinnande idén testades under ett år och visade sig inte bära hos kunderna. Övriga idéer gick vidare till idérådet. Flera av de lösningar som avdelningarna drömritade tre år tidigare är nu driftsatta, och en egen app för hyresgäster är på väg i pilot, byggd på kundresan och kartlagda interna processer.
Samuel Stenberg lyfter arbetet med att lägga alla styrande dokument bredvid varandra, hållbarhetsstrategi, digitaliseringsstrategi och affärsplan, och koka ner dem till en kompass. AI hanteras i samma system: maskininlärning i fastighetsstyrningen sedan tidigare, tester av handläggarstöd med blandat resultat och språkstöd i appen. Slutsatsen är att AI är en datafråga och att mycket data i ett gammalt bolag inte har den kvalitet som krävs.
Johan Nyströms råd: prata färdigt i ledningen utifrån affärsplanen, välj ett fåtal mål att stötta med nytt tänkande, hantera dem som en startup med små tester som får misslyckas, underskatta inte tiden och ge inte upp. Det han är mest stolt över är uthålligheten.
Nyckelord: AB Bostaden, Umeå, allmännyttan, innovationssystem, ISO 56000, idéråd, kundresa, digitalisering, verksamhetsutveckling, Johan Nyström, Samuel Stenberg, Hello Future, Transformationspodden.
FAQ
Ska digitalisering drivas av en egen avdelning eller av verksamheten?
Johan Nyström, IT-chef på Bostaden i Umeå, valde verksamheten. De som känner problemen ser möjligheterna, och lösningar som någon annan hittar på och serverar möter motstånd och bygger på dåliga gissningar. Bostaden har därför ingen utvecklingsavdelning. Innovationsarbetet drivs av ett innovationsteam och ett idéråd där människor deltar vid sidan av sina vanliga roller, med stöd från externa konsulter när en viss kompetens behövs.
Vad är ett idéråd och hur fungerar det på Bostaden?
Idérådet är ett tvärsnitt av organisationen utan chefer, med representanter från kvartersvärdar och fältpersonal till ekonomi och IT. Rådet sorterar och värderar alla idéer som kommer in enligt en gemensam värderingsmodell och avgör vilka som testas, pausas eller går vidare. Det startades första hösten i samarbetet med Hello Future och tog bland annat hand om idéerna från personaldagarna med alla 180 anställda.
Varför tar det så lång tid att komma igång med innovationsarbete?
På Bostaden tog det ett och ett halvt år av samtal i ledningsgruppen innan man var överens. Johan Nyström säger att de underskattade behovet av att prata färdigt och testa det man tror sig vara överens om. Frågar man tio personer vad digitalisering betyder får man tio svar. Samuel Stenberg beskriver det som ett konstant arbete: sex månader efter ett möte där alla var eniga har grunden luckrats upp och behöver repeteras.